Beauftragte in der Zahnarztpraxis – wer benannt werden muss und wer einen Nachweis braucht

Herzlich willkommen zu dieser Fortbildung. Mein Name ist Cora Müller, und ich begleite Sie durch alle Kapitel. Unser Thema ist schnell gesagt und im Praxisalltag trotzdem selten sauber geregelt: Welche Beauftragten muss eine Zahnarztpraxis benennen, was tun diese Personen konkret, und wo ist tatsächlich ein Seminar mit Nachweis vorgeschrieben. Wir machen das im Format einer Teamsitzung – also so, wie Sie es mit Ihrem Team an einem Nachmittag durchgehen könnten. Der Weg ist folgender: Wir beginnen mit den Grundlagen und der Frage, wer im Betrieb eigentlich wofür geradesteht. Danach nehmen wir die Rollen der Reihe nach durch – die, die sich aus dem Arbeitsschutz ergeben, die, die an Geräten hängen, die, bei denen Fachkunde ohne festen Kurs verlangt wird, und schließlich die Betreuung, die Sie von außen einkaufen. Am Ende steht eine Übersicht, die Sie ausdrucken und abheften können. In diesem ersten Kapitel klären wir das Fundament: was eine benannte Rolle überhaupt ist, an welcher Beispielpraxis wir alle Zahlen erklären, und wie die Verantwortung zwischen Praxisleitung und Team verteilt ist. Die einzelnen Rollen lassen wir hier bewusst noch außen vor.

Beginnen wir mit dem Begriff. Eine Beauftragte oder ein Beauftragter ist keine Person, die einfach besonders engagiert ist. Es ist eine Rolle mit einem festen, schriftlich zugewiesenen Aufgabenbereich, die aus dem Recht heraus verlangt wird – mal, weil Sie eine bestimmte Zahl an Beschäftigten überschreiten, mal, weil ein bestimmtes Gerät im Haus steht, mal, weil Sie überhaupt Personal beschäftigen. Damit die Zahlen greifbar bleiben, arbeiten wir durchgehend mit einer Beispielpraxis: eine Gemeinschaftspraxis mit fünfundzwanzig Mitarbeitenden – die Inhaberin, drei angestellte Zahnärzte, zwölf ZFA, drei Auszubildende, zwei Prophylaxekräfte, zwei Kolleginnen in der Verwaltung und zwei im Eigenlabor. Technisch ausgestattet mit zwei Intraoralgeräten, einem OPG und einem Diodenlaser der Klasse vier. Diese Praxis führen wir jetzt einmal ein und holen sie danach nur noch hervor, wenn ein Schwellenwert zu erklären ist. Und das Ziel: Am Ende soll eine Mappe stehen, die Sie ausdrucken können. Ein Übersichtsblatt mit Rollen, Namen und Ablaufdaten, je Rolle ein Bestellungsformular, ein Formular für die Pflichtenübertragung und eine Anwesenheitsliste für Ihre Teamsitzung. Kein Nachschlagewerk, sondern etwas, das Sie am nächsten Tag benutzen.

Wenn Sie nur eine Sache aus diesem Kapitel mitnehmen, dann diese Trennung. Es sind drei verschiedene Fragen, und sie werden im Alltag ständig vermischt. Erstens die Benennung: Gibt es eine schriftliche Bestellung, in der steht, wer die Aufgabe hat, welchen Entscheidungsbereich und welche Befugnisse diese Person dafür bekommt. Im Strahlenschutz etwa verlangt das Gesetz genau das ausdrücklich, und zusätzlich die Mitteilung an die zuständige Behörde. Zweitens die Qualifikation: Braucht die Person einen bestimmten Kurs, eine Fachkunde oder reicht Sachkenntnis, die sie sich auch anders angeeignet haben kann. Das Arbeitsschutzgesetz spricht von zuverlässigen und fachkundigen Personen – fachkundig heißt nicht automatisch: Seminar mit Teilnahmebescheinigung. Und drittens der Nachweis: Liegt ein Papier vor, und hat es ein Ablaufdatum oder nicht. Stellen Sie sich eine Begehung vor: Nach der benannten Person gefragt, fällt der Name sofort, jeder im Team kennt ihn. Im Ordner liegt dann aber nur das Kurszertifikat – und die schriftliche Bestellung fehlt. Die Qualifikation ist da, die Benennung nicht, und damit ist die Kette unterbrochen. Prüfen Sie deshalb immer alle drei Glieder, nicht nur das, das am ehesten greifbar ist.

Eine Abgrenzung, die im Team regelmäßig für Verwirrung sorgt. Die jährliche Unterweisung betrifft alle Mitarbeitenden. Nach der Biostoffverordnung muss sie vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich arbeitsplatzbezogen stattfinden, mündlich, und Inhalt und Zeitpunkt sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen zu unterschreiben. Das Arbeitsschutzgesetz verlangt Unterweisungen bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei neuen Arbeitsmitteln, jeweils vor Aufnahme der Tätigkeit, und danach regelmäßig wiederholt. Das ist Breite: alle wissen das Nötige über ihren Arbeitsplatz. Eine Benennung ist etwas anderes. Da geht es um Tiefe: eine einzelne Person übernimmt dauerhaft einen klar umrissenen Aufgabenbereich, kümmert sich um diesen Bereich das ganze Jahr über und ist ansprechbar, wenn etwas passiert. Und hier kommt der Punkt, der im Alltag oft schiefgeht: Das eine ersetzt das andere nie. Wer drei Ersthelferinnen benannt hat, ist von der jährlichen Unterweisung nicht befreit. Und umgekehrt wird aus einer gut dokumentierten Unterweisung keine Bestellung. In Ihrer Dokumentation sind das deshalb zwei getrennte Stapel: die Unterweisungsnachweise mit Datum und Unterschriftenliste – und die Bestellungen mit den zugehörigen Qualifikationsnachweisen.

Jetzt zur Verteilung der Zuständigkeiten, und hier gibt es eine klare Antwort. Delegiert wird die Aufgabe, nicht die Verantwortung. Das Arbeitsschutzgesetz macht den Arbeitgeber verantwortlich, die erforderlichen Maßnahmen zu treffen, sie auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und bei geänderten Gegebenheiten anzupassen. Diese Pflicht zur Überprüfung wandert nicht mit, wenn Sie jemanden benennen. Bei der Praxisleitung bleiben deshalb fünf Dinge: die Auswahl einer geeigneten und zuverlässigen Person, die schriftliche Bestellung, die Ausstattung mit Zeit, Budget und Befugnissen, die Aufsicht und die Kontrolle – zumindest stichprobenartig. Wer benennt und danach nie wieder nachfragt, hat die Aufgabe abgegeben und die Verantwortung behalten, ohne es zu merken. Zwei Sätze, die ich in Praxen immer wieder höre und die beide nicht tragen: Das habe ich doch delegiert. Und: Dafür haben wir jemanden. Ein weiterer Punkt gehört hierher: Kosten für Maßnahmen nach dem Arbeitsschutzgesetz, etwa die Ausbildung von Ersthelfern und Brandschutzhelfern, darf der Arbeitgeber nicht den Beschäftigten auferlegen. Bei den übrigen Rollen klären Sie Kosten und Arbeitszeit vor der Benennung.

Die gute Nachricht zuerst: Fast alle Rollen, über die wir sprechen werden, können Sie aus dem eigenen Team besetzen. Ihre ZFA, Ihre Prophylaxekraft, Ihre Verwaltungskraft – das sind die Personen, die diese Aufgaben übernehmen, und in der Regel mit einem überschaubaren Kurs. Drei Sonderfälle fallen aus diesem Muster heraus. Erstens und zweitens: Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit. Das Arbeitssicherheitsgesetz sagt in seinem ersten Paragrafen schlicht, der Arbeitgeber hat Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit zu bestellen. Diese beiden kommen von außen, über einen Vertrag, und die Pflicht entsteht, sobald Sie überhaupt Personal beschäftigen – nicht erst ab einer bestimmten Praxisgröße. Der dritte Sonderfall liegt anders herum: Die Strahlenschutzverantwortliche wird gar nicht bestellt. Nach dem Strahlenschutzgesetz ist das, wer die Genehmigung braucht oder die Anzeige zu erstatten hat – in der Praxis also die Inhaberin, kraft Betrieb. Dafür gibt es kein Formular, weil es keines braucht; die Rolle entsteht mit dem Betrieb selbst. Merken Sie sich für Ihre Mappe: Zwei Rollen haben einen Vertrag statt einer Bestellung, eine hat überhaupt kein Papier – und alle übrigen brauchen Ihre Unterschrift.

Zum Schluss dieses Kapitels der Blick aus der anderen Richtung – für alle im Team, die gerade überlegen, ob sie so eine Aufgabe übernehmen wollen. Fünf Dinge sollten Sie wissen. Erstens: Sie übernehmen keine Praxisverantwortung. Die Pflicht, Maßnahmen zu treffen und ihre Wirksamkeit zu prüfen, bleibt bei der Leitung. Sie übernehmen einen abgegrenzten Aufgabenbereich, und was darin steht, sagt Ihnen Ihre Bestellung. Zweitens: Bei den Rollen aus dem Arbeitsschutz verbietet das Gesetz ausdrücklich, die Kosten den Beschäftigten aufzuerlegen. Bei den übrigen Rollen sprechen Sie Arbeitszeit und Kosten vor der Benennung offen an. Drittens: Wenn Sie an eine Grenze stoßen – ein Mangel, den Sie nicht abstellen können, ein Budget, das Sie nicht haben, eine Frist, die niemand verlängert –, dann ist Ihre Aufgabe die Meldung nach oben, nicht die eigenmächtige Lösung. Das ist keine Schwäche, das ist genau der vorgesehene Weg. Viertens, ganz praktisch: Sie bekommen ein Zertifikat mit Ihrem Namen darauf und Wissen, das nicht an der Praxistür endet. Wer gelernt hat, einen Entstehungsbrand zu bewerten oder eine Wunde zu versorgen, kann das auch zu Hause. Das ist der Teil, der oft unterschätzt wird. Und fünftens: Wer welche Rolle übernimmt, besprechen Sie am besten gemeinsam im Team, bevor die Leitung schriftlich bestellt.