Mitarbeiterunterweisungen in der Zahnarztpraxis – die 14 Pflichtunterweisungen, Inhalte und Nachweis

Herzlich willkommen. Mein Name ist Astrid Sonnenbeck, und ich begleite Sie durch diese Fortbildung. Es geht um die Mitarbeiterunterweisungen in der Zahnarztpraxis: um die vierzehn Themen, zu denen Sie Ihr Team unterweisen müssen, um die Inhalte dieser Unterweisungen und um den Nachweis, der am Ende in Ihren Unterlagen liegt. Der Weg dorthin ist überschaubar. Wir beginnen mit den Grundlagen: warum unterwiesen wird, wer es tun darf, wann der Zeitpunkt gekommen ist und was ein belastbarer Nachweis enthält. Danach gehen wir die vierzehn Themen in ihrer Reihenfolge durch – von den biologischen Arbeitsstoffen über Gefahrstoffe, Arbeitsmittel, Hygiene und Strahlenschutz bis zu Medizinprodukten und Datenschutz. Zum Abschluss führen wir alles in eine realistische Jahresplanung und in den Formularteil zusammen. Vorkenntnisse im Arbeitsschutz brauchen Sie dafür nicht. Jede Aussage hängt an einem Vorgang, den Sie aus Ihrem Praxisalltag kennen, und jede Abkürzung wird bei der ersten Nennung aufgelöst. Damit sind wir im ersten Kapitel: Einstieg und Grundlagen. Hier klären wir zuerst die Pflicht selbst und die Grenzen dieser Fortbildung, danach legen wir die Grundlagen, auf denen alle weiteren Kapitel aufbauen.

Warum muss überhaupt jede Praxis unterweisen? Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, die Beschäftigten ausreichend und angemessen über Sicherheit und Gesundheitsschutz zu unterweisen, zugeschnitten auf den Arbeitsplatz und den Aufgabenbereich. Und es nennt die Anlässe: bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie, jeweils vor Aufnahme der Tätigkeit. Im Alltag werden daraus drei sehr konkrete Situationen. Erstens die Begehung: Wer prüft, fragt nach Unterlagen. Das Arbeitsschutzgesetz verlangt Unterlagen über das Ergebnis der Beurteilung der Arbeitsbedingungen und die festgelegten Maßnahmen – und dazu gehören die Unterweisungsnachweise. Zweitens der Unfall: Nach einer Nadelstichverletzung beim Aufräumen des Behandlungsplatzes zählt, was vorher vermittelt wurde. Drittens der normale Betrieb: eine neue Auszubildende, ein neues Aufbereitungsgerät, ein neues Desinfektionsmittel. Stellen Sie sich vor, in einer Praxis ist fachlich alles gesagt, jeder Handgriff sitzt – aber die Unterschrift der neuen Kollegin fehlt in der Mappe. Dann ist die Unterweisung geschehen und trotzdem nicht nachweisbar. Genau diese Lücke schließt ein geführtes Unterweisungswesen: Inhalt, Zeitpunkt und Unterschrift, für jede Person und für jedes einschlägige Thema.

Eine Abgrenzung muss an den Anfang, und ich setze sie hier einmal für die ganze Fortbildung: Diese Fortbildung ist selbst keine Unterweisung und sie ersetzt keine. Der Grund steht im Recht. Die Biostoffverordnung verlangt, dass Beschäftigte vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich mündlich und arbeitsplatzbezogen unterwiesen werden, in verständlicher Form und Sprache. Die Gefahrstoffverordnung verlangt dasselbe anhand der Betriebsanweisung: mündlich, arbeitsplatzbezogen, vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich. Beide Verordnungen fordern, Inhalt und Zeitpunkt schriftlich festzuhalten und durch Unterschrift bestätigen zu lassen. Die Strahlenschutzverordnung fordert für die Strahlenschutzunterweisung zusätzlich, dass Inhalt und Zeitpunkt unverzüglich aufgezeichnet und von der unterwiesenen Person unterzeichnet werden. Mündlich und arbeitsplatzbezogen heißt: im Gespräch, an Ihrem Behandlungsplatz, an Ihrem Gerät, mit der Möglichkeit, nachzufragen. Genau das kann ein Video nicht leisten. Diese Fortbildung gibt Ihnen deshalb die Inhalte, die Struktur und die Formulare an die Hand. Die Unterweisung selbst führt die Praxis durch – die Inhaberin oder der Inhaber oder eine beauftragte Person, unterstützt durch die Unterweisungsmappe.

Zur Einordnung gehören vier Hinweise, die ebenfalls nur hier stehen. Erstens der Rechtsstand: Die genannten Rechtsgrundlagen, Fristen und Turnusangaben sind im September zweitausendsechsundzwanzig geprüft. Recht ändert sich, deshalb gilt: Vor jeder Unterweisungsrunde einmal nachsehen, ob die Fassung noch die aktuelle ist. Zweitens: Diese Fortbildung ist keine Rechtsberatung. Sie ordnet ein, sie entscheidet keinen Einzelfall. Für individuelle Fragen bleiben Ihre Kammer, Ihr Unfallversicherungsträger, die zuständige Aufsichtsbehörde und Ihre rechtliche Beratung zuständig. Drittens der Umfang: Wie viele der vierzehn Themen in Ihrer Praxis einschlägig sind, hängt von Ihrer Ausstattung und Ihren Tätigkeiten ab. Eine Praxis ohne Lachgassedierung unterweist nicht zu Lachgas, eine Praxis ohne Laser nicht zur Laseranwendung. Viertens: Es können zusätzliche landesrechtliche Anforderungen gelten, etwa bei Hygiene- oder Strahlenschutzvorgaben. Prüfen Sie das für Ihr Bundesland. Und ein Hinweis zur Form: Dieses Video ist mit künstlicher Intelligenz erzeugt, Bild und Stimme sind synthetisch. Die Europäische Union verlangt in ihrer Verordnung über künstliche Intelligenz, dass künstlich erzeugte oder manipulierte Bild-, Ton- und Videoinhalte als solche offengelegt werden. Die Inhalte sind fachlich erstellt und geprüft.

Was nehmen Sie aus dieser Fortbildung mit? Am Ende können Sie drei Dinge. Erstens: bestimmen, welche der vierzehn Unterweisungsthemen in Ihrer Praxis einschlägig sind und welche nicht. Zweitens: die Inhalte je Thema so aufbereiten, dass Ihr Team versteht, worum es geht und was konkret zu tun ist. Drittens: den Nachweis so führen, dass er einer Prüfung standhält. Der Aufbau ist immer gleich. Wir gehen die vierzehn Themen in fester Reihenfolge durch, beginnend bei den biologischen Arbeitsstoffen und endend beim Datenschutz. Jedes Thema folgt demselben Dreischritt: erst der Einstieg – worum geht es, welche Gefahr steht dahinter, warum betrifft es mich persönlich; die Rechtsgrundlage wird genannt, aber nicht Absatz für Absatz buchstabiert. Dann die Anwendung – was im Praxisalltag zu tun und zu lassen ist und wo die zugehörige Unterlage liegt. Und zum Schluss eine offene Frage mit Bezug auf Ihre eigene Praxis, die ich bewusst nicht beantworte, weil Sie sie im Team beantworten. Dazu gehört die Unterweisungsmappe als Download: Unterweisungserklärung, Unterschriftenblatt und die Anlagen eins bis vierzehn mit den Inhalten.

Der Ausgangspunkt jeder Unterweisung ist nicht die Themenliste, sondern die Gefährdungsbeurteilung. Das Arbeitsschutzgesetz verlangt, durch eine Beurteilung der mit der Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Genannt werden dort unter anderem die Gestaltung des Arbeitsplatzes, chemische und biologische Einwirkungen, die Arbeitsmittel und ihre Handhabung, Arbeitsverfahren und Arbeitszeit, psychische Belastungen – und ausdrücklich auch eine unzureichende Unterweisung als eigener Gefährdungsfaktor. Die Beurteilung erfolgt je nach Tätigkeit; bei gleichartigen Arbeitsplätzen genügt die Beurteilung eines Arbeitsplatzes. Für Ihr Unterweisungswesen ist das die entscheidende Vorarbeit, denn sie beantwortet die Frage: Welche Themen sind bei uns überhaupt fällig? Röntgen, Aufbereitung von Medizinprodukten und biologische Arbeitsstoffe betreffen praktisch jede Praxis. Lachgas nur, wenn Sie Lachgas einsetzen. Laseranwendung nur, wenn ein Laser vorhanden ist. Druckgasflaschen nur, wenn welche stehen. Ergebnis der Beurteilung, festgelegte Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung müssen aus Unterlagen hervorgehen. Halten Sie in diesen Unterlagen fest, welche Unterweisungsthemen daraus folgen – dann ist Ihre Themenauswahl begründet und nicht geraten.

Jetzt zur Frage, die in Praxen am häufigsten gestellt wird: Wer darf eigentlich unterweisen? Verpflichtet ist der Arbeitgeber, also die Praxisinhaberin oder der Praxisinhaber. Neben dem Arbeitgeber sind auch Personen verantwortlich, die mit der Leitung eines Betriebes beauftragt sind, und zwar im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben. Das Arbeitsschutzgesetz erlaubt außerdem ausdrücklich, zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit zu beauftragen, Aufgaben des Arbeitsschutzes in eigener Verantwortung wahrzunehmen. Für die Praxis heißt das: Unterweisen kann, wer die Tätigkeit, das Gerät und die Gefährdung tatsächlich kennt – bei der Aufbereitung die Hygienebeauftragte, beim neuen Gerät die eingewiesene Person. Wichtig ist der zweite Teil des Satzes: Die Beauftragung entbindet den Arbeitgeber nicht von seiner Gesamtverantwortung. Die Verantwortung bleibt oben, die Durchführung kann verteilt werden. Und die Beauftragte für das Qualitätsmanagement? Sie ist in der Regel nicht diejenige, die die Verantwortung trägt, sondern die, die es tragfähig macht: Termine planen, Themen den Personen zuordnen, Formulare vorbereiten, Unterschriften einsammeln, Unterlagen aktenkundig ablegen und im Blick behalten, wann nachgesteuert werden muss.

Bleibt die Frage nach dem Zeitpunkt. Hier gibt es drei Ebenen. Die erste ist die Erstunterweisung. Das Arbeitsschutzgesetz verlangt sie bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie – jeweils vor Aufnahme der Tätigkeit. Die neue Auszubildende wird also nicht in der zweiten Woche unterwiesen, sondern bevor sie am Behandlungsplatz mitarbeitet. Die zweite Ebene ist die Wiederholung. Das Arbeitsschutzgesetz sagt: an die Gefährdungsentwicklung angepasst und erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt. Für die praxisrelevanten Bereiche wird es konkreter: Biostoffverordnung und Gefahrstoffverordnung verlangen mindestens jährlich, und die Strahlenschutzverordnung verlangt die Unterweisung erstmals vor Aufnahme der Betätigung oder vor dem erstmaligen Zutritt zu einem Kontrollbereich und danach mindestens einmal im Jahr. Die dritte Ebene ist der Anlass zwischendurch. Neues Aufbereitungsgerät, anderes Desinfektionsmittel mit neuer Einwirkzeit, geänderte Rechtslage, ein Beinahe-Unfall beim Entsorgen spitzer Instrumente – all das löst eine Unterweisung aus, unabhängig davon, wann der letzte Jahrestermin war. Wer diese drei Ebenen trennt, verliert den Überblick nicht.

Zum Abschluss der Grundlagen zwei Rollen, die häufig verwechselt werden. Der Betriebsarzt ist die vorbeugende Rolle. Nach dem Arbeitssicherheitsgesetz berät er den Arbeitgeber und die für den Arbeitsschutz verantwortlichen Personen, untersucht und beurteilt die Beschäftigten arbeitsmedizinisch, berät sie, begeht regelmäßig die Arbeitsstätte und wirkt darauf hin, dass sich alle sicherheitsgerecht verhalten. Er ist damit Ihr Ansprechpartner für die arbeitsmedizinische Vorsorge. Die Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge unterscheidet dabei Pflichtvorsorge bei bestimmten besonders gefährdenden Tätigkeiten, Angebotsvorsorge, die angeboten werden muss, und Wunschvorsorge auf Wunsch der Beschäftigten. Ausdrücklich nicht seine Aufgabe ist die Überprüfung von Krankmeldungen. Der Durchgangsarzt ist die Rolle nach dem Ereignis. Die Unfallversicherungsträger beteiligen an der besonderen unfallmedizinischen Behandlung Ärzte und Krankenhäuser, die festgelegte Anforderungen erfüllen – dorthin geht der Weg nach einem Arbeitsunfall. Vorsorge beim Betriebsarzt, Unfall beim Durchgangsarzt. Und der Nachweis, der eine Unterweisung dokumentiert, besteht immer aus denselben Bestandteilen: Inhalt, Zeitpunkt und die Unterschrift jeder unterwiesenen Person. Im Strahlenschutz ist die Aufzeichnung fünf Jahre aufzubewahren.